Anlage 1 zum AVV — Version 1.0 — Stand: 10.08.2026   |   English Version

Diese Anlage beschreibt die technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, die der Auftragnehmer zum Schutz personenbezogener Daten im Rahmen der VIAVENDO.AI Cloud-Plattform ergreift.

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1.1 Zutrittskontrolle

Unbefugten ist der Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen zu verwehren.

• Hosting ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren (Hetzner Cloud, Standort Deutschland, ISO 27001)
• Physischer Zugangsschutz der Rechenzentren durch den Hosting-Provider (Sicherheitsbereiche, Zutrittsprotokollierung, Videoüberwachung)
• Kein physischer Zugriff auf Produktivserver durch Dritte

1.2 Zugangskontrolle

Es ist zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden.

• SSH-Key-basierte Authentifizierung für alle Server (keine Passwort-Authentifizierung)
• Persönliche SSH-Schlüssel für jeden Administrator
• Automatische Sperrung bei Fehlversuchen (fail2ban)
• Firewall-Konfiguration auf allen Servern (nur benötigte Ports geöffnet)
• Zentrale Authentifizierung über Authentik SSO für interne Verwaltungsdienste
• Verschlüsselte Übertragung aller Zugangsdaten (TLS/SSL)
• Protokollierung aller administrativen Zugriffe

1.3 Zugriffskontrolle

Zugriff nur auf Daten, für die eine Berechtigung besteht. Daten können nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden.

• Rollenbasiertes Berechtigungskonzept (Admin, Kunde, Endnutzer)
• Strikte Mandantentrennung — jede Cloud-Instanz ist logisch und technisch isoliert (eigene Docker-Container, eigene Datenbank)
• Minimale Berechtigungsvergabe (Prinzip der geringsten Privilegien)
• API-Zugriff über individuelle API-Schlüssel mit Scoping
• Verwaltung und Dokumentation aller Zugriffsberechtigungen

1.4 Trennungskontrolle

Zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten müssen getrennt verarbeitet werden können.

• Strikte Mandantentrennung durch isolierte Cloud-Instanzen (Docker-Container pro Kunde)
• Getrennte Datenbanken pro Kundeninstanz
• Getrennte Vektor-Indizes in der Wissensdatenbank (Qdrant) pro Kundeninstanz
• Trennung von Produktiv-, Test- und Entwicklungsumgebung
• Datensparsamkeit: nur für den Betrieb erforderliche Daten werden verarbeitet

1.5 Pseudonymisierung und Verschlüsselung

• Verschlüsselung aller Datenübertragungen per TLS 1.2+ (HTTPS)
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (bcrypt-Hashing)
• API-Schlüssel werden gehasht gespeichert
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Privacy by Default)

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.1 Weitergabekontrolle

Gewährleistung, dass personenbezogene Daten bei der Übertragung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

• Verschlüsselte Datenübertragung zwischen Client und Server (TLS/SSL)
• Verschlüsselte Kommunikation zwischen Backend-Diensten
• Verschlüsselte Übertragung zu externen LLM-Providern (API-Aufrufe über HTTPS)
• Dokumentierte Schnittstellen zu Drittanbietern
• Protokollierung von Datenübermittlungen an LLM-Provider (Audit-Logging)
• Keine unverschlüsselte Übertragung personenbezogener Daten

2.2 Eingabekontrolle

Es muss nachträglich überprüft werden können, ob und von wem personenbezogene Daten eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

• Audit-Logging aller wesentlichen Nutzeraktionen (gem. EU AI Act)
• Protokollierung von KI-Interaktionen (Art, Umfang, Zeitpunkt)
• Protokollierung administrativer Änderungen
• Revisionssichere Speicherung der Protokolle

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b, c DSGVO)

3.1 Verfügbarkeitskontrolle

• Hosting in professionellen Rechenzentren mit redundanter Stromversorgung und Klimatisierung (Hetzner Cloud, Standort Deutschland)
• Automatisiertes Monitoring aller Server und Dienste (Process Observer, Cloud Host Observer)
• Automatische Alarmierung bei Ausfällen oder Anomalien
• Regelmäßige Sicherungskopien (Backups) der Kundendaten
• DDoS-Schutz durch den Hosting-Provider
• Angestrebte Verfügbarkeit: 99,5 % im Jahresmittel

3.2 Wiederherstellbarkeit (Desaster Recovery)

• Dokumentierter Notfallplan für Wiederherstellung
• Automatisierte Backup-Strategien
• Möglichkeit zur schnellen Wiederherstellung aus Backups
• Automatische Neustart-Mechanismen für ausgefallene Dienste (systemd, Docker Restart Policies)

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der TOM
• Automatisiertes Sicherheits-Monitoring und Protokollierung
• Regelmäßige Software-Updates und Sicherheitspatches
• Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Vertraulichkeit und Datenschutz
• Datenschutz durch Technikgestaltung (Privacy by Design) und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Privacy by Default)

5. Datenschutzorganisation

• Festlegung von Verantwortlichkeiten für Datenschutz
• Umsetzung und Kontrolle geeigneter Prozesse
• Melde- und Freigabeprozess für Datenschutzvorfälle
• Verpflichtung auf Vertraulichkeit
• Regelungen zur internen Aufgabenverteilung und Funktionstrennung

6. Auftragskontrolle

Gewährleistung, dass personenbezogene Daten nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden.

• Auswahl weiterer Auftragnehmer (Unterauftragnehmer) nach geeigneten Garantien
• Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen mit allen Unterauftragnehmern
• Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung durch Unterauftragnehmer
• Dokumentation aller Unterauftragnehmer in Anlage 2